Dagelijks worden er gegevens gedeeld op de werkvloer en het neemt steeds meer toe. Het is belangrijk om dit effectief te beheren. In veel gevallen moet inhoud zoals documenten en rapporten bewaard blijven door wetgeving of regels die de organisatie hieraan stelt.
Door gebruik te maken van Microsoft Purview Data Life Cycle Management bewaar je wat je nodig hebt en verwijder je oude informatie die niet meer van toepassing is.
Het grote voordeel is dat je datalekken voorkomt en geen onnodige opslagkosten hebt.
De organisatie blijft ook altijd met actuele en relevante inhoud werken.
Hoe gaat het in zijn werk?
Via Power Automate kun je een retentie label toekennen aan bestanden die opgeslagen staan in SharePoint Online.
Wanneer bepaalde meta data wordt gewijzigd in een bestand, bijvoorbeeld een kolom ‘Status’ verandert van ‘Draft’ naar ’Closed’, zorgt dit voor een trigger in Power Automate. Vervolgens wordt er een retentie label toegekend.
Het retentiebeleid bepaalt dan of een item bewaard moet blijven of moet worden verwijderd.